2021.02.21

テレワーク導入で管理が不安な方は必見!正しく管理する3つのポイント

テレワークを実施すると、勤怠管理などで「社員の様子が見えにくい」と不安に思ったりしていませんか?

実は、一般的なオフィスワークであればテレワークで生産性は落ちないケースの方が多いのです。
ただし、その際に押さえておくべき重要なポイントが3つあります。

この記事を読めば、テレワークを実施する上での不安を解決するためのポイントを、明確にすることができます。

テレワークで生産性は落ちるのか?

総務省の調査によれば、テレワークを導入した企業は、1社あたりの生産性がそうでない企業と比べて1.6倍高いというデータがあります。
また、同調査よれば、クラウドサービスを活用していない企業に比べ、利用している企業は1.3倍生産性が高いようです。
【出典】総務省 平成28年通信利用動向調査ポイント

更には、2018年の日経HR社 「働き方改革」に関する意識調査(849名対象)によると、
「転職活動で応募する企業を選ぶとき転職志望度が上がる制度は?」という質問に対し、
49.5%が「テレワーク導入」と回答しています。

実際、私たちの会社(株式会社HRコミュニケーション)では600社以上と取引がありますが、
テレワーク導入により生産性が上がったという企業の話をよく耳にします。

テレワーク導入で成功するためには、正しい管理が必要です。
そして、企業から実際に聞く話や、公表されている調査結果から分かる正しい管理のポイントは、3つあります。

以下、この3つのポイントに関して一つ一つ詳しくお伝えしていきます。

社員を正しく管理するためのポイント(1) 〜時間とタスク〜

今まで見えていた社員の働く姿が見えなくなるため、きちんと仕事をしてもらえるのか不安になります。
とはいえ、四六時中監視するわけにもいきません。

この点に関しては、「時間」と「タスク」に分けて考えると良いと言えます。

時間の管理

・上司、チームメンバーへの始業終業連絡の徹底
メールや社内チャットにて連絡の徹底を行います。
チームメンバーの始業・終業がわかり、残業などの勤務状態を伝達可能になります。

・コミュニケーションツールの活用
社員や部下がサボるかどうか心配、ということであれば「休憩中」「取り込み中」「連絡可」など常に連絡が取れる状態を可視化しておくことが有効です。
【出典】テレワーク導入支援 事例集 平成27年度テレワークの普及促進に向けた調査研究に係る請負

タスクの管理

・進捗管理とアウトプットの提出に加え、1日の業務報告を並行実施します。
アウトプットに関してはフォーマットやルールを事前に決めておくとスムーズに運用が出来ます。
また、チームのための仕事だけではなく、必要に応じて社員自らが目標設定(タスク設定)することも有効です。

なおこれらの管理は、テレワーク環境化でも仕事がしやすい環境づくりの意識で行うことが大切です。
監視の意識になってしまうと、社員目線で言えば「信頼されていない」「疑われている」といった気持ちになることで、会社への不信感、エンゲージメント(帰属意識)低下につながってしまう可能性があります。

社員を正しく管理するためポイント(2)〜管理目的の明確化〜

なぜ管理するのかを明確にすることは大切です。
目的が決まっていれば、PDCAサイクルを正しく回していくことができます。
また、テレワークに反対する方が社内にいた場合、その人たちに納得してもらう意味でも重要になってきます。

コスト削減

テレワーク導入の主な目的は、このコスト削減が一番多いです。
特に移動時間(通勤帰宅時間の短縮、お客様先への移動、社内ミーティングの設定)にはインパクトが大きいので、すぐに効果が出る企業も少なくありません。
テレワーク導入により時間外労働を削減できた  50.1%
【出典】東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」調査

生産性向上・売上UP

社員の生産性向上を効果として感じられる企業も多く見られます。
テレワーク導入で定型的業務の生産性が上がった  17.0%
【出典】東京商工会議所「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」調査

テレワークを実践することで、直接売上UPに繋がった事例はあまり多くありませんが、コスト削減で捻出した原資を社員教育、施設整備に充当することで「社員の生産性が上がり、結果的に売上に繋がった」という事例も挙がっています。
【出典】平成30年度 テレワーク先駆者百選 総務大臣賞 事例のご紹介

モチベーション・エンゲージメントの維持・向上

テレワーク禍でのモチベーション・エンゲージメントの維持は大きな課題です。
テレワークになって、「モチベーションに影響はあると思いますか」との質問では、82.6% が「ある」と回答しました。
モチベーションの低下は、生産性に影響します。
【出典】月刊総務 テレワークでエンゲージメント低下、社員の声を吸い上げて経営にフィードバックする必要あり

ただし、出勤とリモートのハイブリット形式での働き方は、フル出勤時よりも会社に対して愛着・信頼を与えるというデータもあります。
テレワーク管理を正しく行うことで、コスト削減や社員の生産性向上だけでなく、モチベーション・エンゲージメントの向上にも大いに期待できると言えるのです。
【出典】テレワークに関する意識・実態調査 パーソルプロセス&テクノロジー株式会社調べ

社員を正しく管理するためのポイント(3)〜クラウドサービスの導入〜

管理目的が定まったら、どのように管理をするか検討していきます。
ここでは管理の主な手段として、クラウドサービスの導入に関する必要性について考えてみましょう。

まずは目的の設定を行うことが先決ですが、結論としては、「クラウドサービスの法人利用は有償でも導入の必要あり」のケースがほとんどだと言えます。
前述の通り、クラウドサービスを導入している企業は、導入していない企業と比べて生産性が1.3倍高いというデータもあります。

例えば、社員の予定(カレンダー)を共有して、管理をしたいという目的があったとします。
クラウドサービスのGoogle Workspace(旧G Suite)カレンダーは、組織単位で利用する事を目的としているため、予定、会議室や設備の予約カレンダーを登録して利用する事ができます。

費用は掛かりますが、「コスト削減」の観点でお得になるケースが多く、投資対効果が見合いそうであれば積極的に導入して行くことを推奨します。

まとめ

正しく管理するためには、以下3つのポイントが重要です。

(1)テレワーク管理は、「時間」と「タスク」で管理する

(2)管理目的を明確にする

(3)総合的なコストで判断し、積極的にクラウドサービスを検討していく

これらを事前に検討することで、正しく管理をすることが期待でき、結果的に社員の生産性が向上しやすくなります。
ただ漫然と「テレワークを導入しなければ」ではなく、「何を」「なぜ」「どうやって」の切り口でそれぞれ一つずつ整理し、社内の理解を得て、確信を持って進めて行くことが重要です。

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